Harvoin sitä kirjasto-alalla pääsee kokemaan tilaisuutta, joka on pakko vaihtaa isompaan tilaan suuren osallistujamäärän takia. Mutta juuuri sellainen tilaisuus oli kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmän järjestämä asiantuntijaseminaari kirjastopalvelujen tuotteistamisesta. Päivä oli erittäin monipuolinen ja onnistunut katsaus kirjaston toiminnan kehittämiseen ja palvelujen tuotteistamiseen.
Omasta mielestäni päivän paras esitys kuultiin heti aluksi, kun Jarmo Saarti Kuopion yliopistosta pohdiskeli vaikuttavuuden mittaamista ja siihen liittyviä ongelmia. Hän aloitti kertomalla vuonna 2005 perustetusta kirjastosektorien yhteisestä vaikuttavuuden arviointiryhmästä ja sen toiminnasta. Ryhmä on mm. osallistunut maalis-huhtikuussa 2008 toteutetun asiakaskyselyn kysymysten laadintaan. Kyselystä ei Saartin mukaan saatu vertailukelpoista dataa, ja sittemmin onkin keskusteltu kyselyn mahdollisesta korvaamisesta gallup-tyyppisellä selvityksellä.
Saarti jatkoi nostamalla esiin kirjastojen vaikuttavuuden mittaamiseen liittyviä asioita. Panos on syytä mitoittaa oikein tuotokseen nähden: jos kirjaston tuotteet määritellään väärin, koko prosessi voi kaatua. Saarti painotti sitä, että meidän on syytä kuunnella kehysorganisaatiota entistä tarkemmin: kirjaston on kyettävä osoittamaan oma vaikutuksensa kehysorganisaation tulokseen. Kirjasto ei ole korkeakoulunsa erillislaitos, vaan kiinteä osa sen toimintaa ja siten sen on myös otettava vastuu koko organisaation tavoitteiden toteuttamisesta.
Mutta miten sitten mitata asiantuntijapalveluita? Kirjaston antama palvelu erityisesti f2f-tilanteessa on muuttunut haastavammaksi ja entistä vaikeammaksi mitata. Meidän onkin keksittävä välillisiä mittareita päästäksemme käsiksi palveluprosesseihin ja niiden vaikuttavuuteen.
Saarti kehotti kirjastoja tarkastelemaan kokoelmiaan resurssina, ei pelkkänä omaisuutena tai tietovarantona. Vanhentunut aineisto tulisi rohkeasti poistaa kokoelmista ja jättää hyllyyn vain se materiaali, jolla tuotetaan tutkintoja. Kuopion yliopiston kirjastossa näin oli saatu lainausluvut moninkertaistettua. Amkeillehan tämä ei ole yllätys: meillä on alusta asti ymmärretty ajantasaisen kokoelman merkitys. Toisaalta, onhan se meille helppoa sillä meiltä puuttuu tuo pitkän historian tuoma painolasti.
Tiloihin on Saartin mukaan kiinnitettävä enemmän huomiota, sillä ne ovat olennainen ja yhä merkittävämpi osa kirjaston tarjoamaa palvelua. Yksi yleisten kirjastojen tärkeimmistä palveluista on WC. (Tässä yhteydessä haluaisin lähettää terveisiä Turun kaupunginkirjastoon, jossa vessaan on turha yrittää ilman paikallista kirjastokorttia.)
Vaikuttavuuden arviointiryhmä selvitteli viime lukuvuoden aikana eri sektorien näkemyksiä tarpeellisista mittauskohteista. Kaikki sektorit pitivät tärkeänä ainakin seuraavia: lainat, kokoelmat, tilat, tietopalvelut, opetus ja verkkopalvelut. Uutena listalle nousi tiedon järjestäminen, jonka merkitys on kasvussa mutta jota ei perinteisesti ole koskaan mitattu. Tuula Haaviston yleisökommenttina kuulimme, että joko Australiassa tai Uudessa Seelannissa tiedon järjestämisen merkitys on nousussa, samoin kuin kirjastotilan merkitys.
Arviointiryhmä on päätynyt kymmenen mittarin pakettiin, jossa mittauksen kohteet ovat pääosin perinteisiä mutta jossa näkökulma on muuttunut selvästi:
- Asiakaskyselyssä “palvelut kokonaisuudessaan” kohdasta saatu arvio
- Asiakkaan saaman tiedon antama hyöty asiakkaalle, esim. FinELibin käyttäjäkysely
- Kirjastoaineistokulut / kohdeväestö tai asukas (fyysiset ja digitaaliset aineistot)
- Kirjastokäynnit (fyysiset ja virtuaaliset) / kohdeväestö tai asukas
- Kirjaston kokonaiskulut / kohdeväestö tai asukas
- Kirjaston vaikuttavuus omassa kehysorganisaatiossa / yhteiskunnassa
- Lainat + el. palveluiden aineistonlataukset/kohdeväestö tai asukas
- Opiskelun ja työskentelyn tehostuminen (vaikutusmittari)
- Informaatiolukutaito, esim. tiedonhankinnan opetuksen vaikutus opiskeluun (asiakastyytyväisyyskyselystä)
- Kokoelmien kattavuus ja laadukkuus ? (onko kirjastokohtainen asia?)
Seuraavaksi estradille nousi Jukka Haapamäki Opetusministeriöstä. Hän kertoi korkeakoulujen tilastollisesta seurannasta, joskin keskittyi lähinnä yliopistojen KOTA-tietokantaan. Itselleni oli yllätys, että KOTA ja AMKOTA poikkeavat niin suuresti toisistaan – tuntuu jotenkin järjettömältä, ettei korkeakouluihin ole voitu luoda yhtä yhteistä tilastoratkaisua. Tähän on ilmeisesti pikapuolin tulossa muutos: ministeriön tietovarantoprojektissa ollaan rakentamassa yhteistä tietovarastoa, josta datan monipuolinen hyödyntäminen tulee olemaan helppoa.
Toinen uutinen liittyy KOTA-tilastoissa käytettyyn julkaisutyyppiluokitteluun: sitä on oltu uudistamassa, ja uusi luokitus julkaistaan kuulemma viimeistään tällä viikolla.
Tuula Haavisto Tampereen kaupunginkirjastosta kertoi kaupungin käyttöön ottamasta tilaaja-tuottajamallista. Koska kirjastolla ei ole olemassa kilpailijoita, tilaaja-tuotajamalli ei ole vaikuttanut sen elämään kovin mullistavasti. Malli on kuitenkin antanut entistä paremmat mahdollisuudet kirjastotyön näkyväksi tekemiseen päättäjille, käyttäjille ja työntekijöille. Kirjasto tarkastelee palveluitaan tuotteina ja huomiota kiinnitetään palveluprosesseihin. Ehkä eniten kirjaston toimintaan vaikuttavat muuttuneet kirjastonkäyttötavat: esim. tietopalvelukysymysten määrä on laskenut huomattavasti Internetin myötä, mutta samalla kysymykset ovat muuttuneet vaikeammaksi. Myös kirjaston käyttäjien koulutustaso on noussut, ja sitä myötä vaatimukset kasvaneet. Tilaaja-tuottajamalli ja palvelujen tuotteistaminen ovat yksi tapa vastata muutostarpeisiin.
Helsingin kauppakorkeakoulun kirjasto on tunnettu jo kauan kirjastopalvelujen tuotteistamisen edelläkävijänä. Palvelutuoteportfolion suunnittelusta meille tällä kertaa kertoi Eeva-Liisa Lehtonen. Kaikki alkoi aikanaan kahdesta rohkeasta kysymyksestä: vastaavatko kirjaston tarjoamat palvelut todellista tarvetta? Ja miten palvelut ja niiden tarvitsijat parhaiten voisivat kohdata?
Lehtonen painotti sitä, että eri ryhmien tarpeet ovat hyvin erilaisia. Ja mikä tärkeintä, tarpeet vaihtelevat suuresti myös eri rooleissa: esimerkiksi lehtori tarvitsee hyvin erilaisia asioita opetus- ja tutkimustyössä. Entistä enemmän tarpeisiin ja odotuksiin vaikuttaa myös henkilön ikä: 1960-luvulla syntyneiden tietoympäristö on hyvin erilainen, kun sitä vertaa ns. internet-sukupolven todellisuuteen. Perinteiset kirjastokäsiteet kuten tietopalvelu eivät enää merkitse opiskelijoillemme samaa, mitä ne aikanaan meille merkitsivät.
Palvelutuotteita suunnitellessa on syytä huomioda paitsi asiakas, myös asiakkuuden hallinta ja asiakkuuden elinkaari. Palveluportfolioon liitettävät tuotteet on suunniteltava vastaamaan tietyn asiakasryhmän erilaisia tarpeita eri rooleissa. Esim. tutkijapalveluportfolioon voisi kuulua seuraavia palvelutuotteita: e-lehtipalvelut, tutkimusryhmän rahoituksen partnerihakua tukevat taustaselvitykset ja tutkimuksen arviointia koskevat taustaselvitykset.
Lehtonen suositteli tutustumaan erityisesti artikkeliin Philip Kotler & Sidney J. Levy: Broadening the concept of marketing. Journal of Marketing 33 (1969): 1, p. 10-15.
Päivi Kytömäki Oulun yliopiston kirjastosta kertoi japanilais-suomalaisesta tutkimuksesta, johon OY osallistui 2004 -2008 (?). Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää opiskelijoiden kirjaston käyttötapoja sekä niiden suhdetta oppimiseen. Erilaisia käyttäjäryhmiä erottui tutkimuksessa useita:
- oppijat (learners) tulivat kirjastoon opiskelemaan ja tekemään töitä
- vaeltelijat (strollers) tulivat kirjastoon selailemaan kirjoja ja lehtiä sekä kuljeksimaan tiloissa
- sosiaaliset käyttäjät (extended) hyödynsivät kirjastoa lähinnä sosiaalisena tilana ja tapaamispaikkana
- tilojen ja laitteiden käyttäjät (place & PC use)
- resurssien hyödyntäjät (resource use) käyttivät kirjaston palveluja ja tiloja monipuolisesti.
Tutkimuksen mukaan sillä kirjaston käytöllä, jonka tarkoituksena on aineistojen käyttö ja opiskelu, on suora yhteys opiskelijan saavuttamiin oppimiseen liittyviin vaikutuksiin (Voi mikä ylläri! suom.huom.). Mutta mikä oikeasti oli yllättävää oli se, että vaeltamisella vaikuttaisi olevan merkittävät oppimisvaikutukset! Tämä perustunee siihem että kyse on vapaahetoisesta toiminnasta jonka motiivina on paitsi henkilökohtainen tiedonjano, myös mielen virkistys. Tiedon etsiminen tai opettajan kehotuksesta tapahtunut kirjaston käyttö olivat suhteelisen heikosti yhteydessä oppimistuloksiin: eniten vaikuttaa opiskelijan oma motiivi.
Jos oikein ymmärsin, tutkimuksen tulosten analysointi on yhä kesken eikä tuloksia vielä ole julkistettu.
Kuopion yliopiston kirjasto sekä aloitti että päätti päivän: viimeisenä meille puhui Arja Juntunen, joka piti erittäin raikkaan esityksen kustannuksista ja hinnastoista. Tähän asti yliopistojen kirjastoja on hallinnut valtion maksuperustelaki, joka selvästi määrittelee maksuttomat palvelut, omakustannushintaan tuotettavat palvelut sekä varsinaisen liiketaloudellisen toiminnan. Miten tulossa oleva säätiömalli tulee vaikuttamaan kirjaston hinnastoihin, se jää nähtäväksi.
Yksinkertaisella esimerkillä Juntunen näytti meille kirjaston palvelun rahassa mitatun todellisen arvon. Kirjastojen palvelutilaukset loppuisivat alta aikayksikön, jos niistä perittäisiin asiakkaalta todellinen kustannus palkkamenoineen ja tila- ja laitekustannuksineen. Onneksi tähän ei ainakaan vielä ole tarvinnut mennä.
>> Seminaarin esitykset löytyvät vaikuttavuuden arviointiryhmän sivuilta.